项目资料与数量清单怎么整理？
写明项目地点、道路用途、采购范围和联系人分工，附路段平面图、路宽、已有杆位及可用现场资料。数量清单按路段或供货项编号，分别列灯具、灯杆、灯臂、控制部件和附件，注明数量是估算还是已审核。若分批采购，应说明本次询价覆盖哪一批，避免把全项目数量误作本批订单。图纸和清单加上日期及版本，向不同供应商发送同一套资料，比较报价时才有共同基础。
供电、灯杆和灯具配置如何对应？
每个清单项都要能找到对应的报价配置。说明市电或太阳能的拟定供电方式、安装高度、接口、灯臂和控制需求，未知条件保留“待报价确认”或“待项目审核”，不要自行补成固定规格。太阳能项目还应提供遮挡、季节及夜间使用安排，询问各部件的配置依据。功率不能单独代表道路上的照明效果；更换灯具、光学配置或安装条件时，应同步核对清单、图纸和报价是否需要更新。
光度文件和当地审查需要什么？
询问可提供哪些与拟报价灯具及配光一致的光度文件、图纸和说明，记录文件标识、适用配置与版本；有缺项就列入待确认表，不把“可索取”当作已经取得。将安装高度、间距、倾角、道路几何条件及运行方式交给当地具备资质的人员审查，由其确定适用要求、计算输入及后续验证安排。文件存在并不等于项目通过审查，其他配置的报告也不能直接替代本次提案的依据。
包装、运输和贸易条款怎么问？
按供货清单确认哪些商品分开包装、哪些预装，询问拟议包装数量、尺寸、重量和标识，便于收货与清点。长杆件、易混附件及太阳能部件的运输问题应提前提出。国内采购要明确交货地点、装卸及运输责任；涉及出口时，再逐单确认 FOB、CIF 等报价基础、指定地点与费用范围。不要只看贸易术语缩写就推定所有责任，包装方案、运输文件与交接记录均应以该订单的书面约定为准。
质保与验收怎样写进订单？
下单前逐项确认质保适用商品、范围、条件、反馈资料及处理流程，具体内容以商品订单和书面报价为准。约定到货清点、包装外观检查、文件核对及差异反馈的责任与记录方式；工程现场的验证和验收则由采购方与当地相关人员按项目要求安排。新鹏飞提供商品，不承诺安装、工程设计或工程验收结果。把未解决的问题附在报价后，确认后再形成订单，避免口头讨论与最终供货范围脱节。
